09.13.19

¿Cuáles son los componentes de un sistema de gestión documental?

¿Cuáles son los componentes de un sistema de gestión documental?
Un sistema de gestión documental es una herramienta de gran utilidad en las empresas porque rastrea, administra y almacena los documentos, reduciendo considerablemente el gasto de papel.

Lo anterior nos lleva a preguntarnos cuáles son los componentes de estos sistemas para lograr sus objetivos, razón por la cual te presentamos una breve descripción de estos elementos:
  • Usabilidad. Este componente es clave para facilitar la adaptación del personal a la herramienta. Los mejores sistemas de gestión documental se caracterizan por ser amigables con el usuario, versátiles y adaptables a los cambios.
  • Integración. La facilidad con que un sistema de gestión documental se integra a otros sistemas operacionales de la empresa es crucial para permitir que el flujo de trabajo permanezca constante; gracias a la integración del sistema con otros tipos de software se evitan interrupciones en las operaciones.
  • Captura. Por medio de este componente se acomodan todos los tipos de documentos, bien sea en formato de audio, video, imagen o texto que hagan parte de la organización, así como también el procesamiento en grandes lotes de todo este tipo de contenido.
  • Anotaciones. Permiten agregar o remover información acerca de un documento. El componente de seguridad del sistema suele encargarse de administrar quién puede hacer determinadas ediciones sobre los documentos.
  • Indexación y recuperación. Este componente asegura que los usuarios puedan encontrar con facilidad los documentos; éstas herramientas suelen ser similares a los motores de búsqueda de internet, aunque tienen funciones más especializadas.
  • Almacenamiento y archivado. Una vez que los documentos están en el sistema de gestión, deben quedar guardados de forma segura. Por esta razón, los sistemas deben estar actualizados y deben ser compatibles con otras herramientas para facilitar la organización y la migración de documentos.
  • Distribución. Lograr que los documentos lleguen a las manos correctas es una de las responsabilidades de este sistema. Este aspecto está ligado también a la seguridad, pues permite que los documentos puedan ser compartidos con personas autorizadas, manteniendo el documento inalterable durante el proceso.
  • Flujo de trabajo. Se trata de una funcionalidad que ayuda a agilizar la transferencia de documentos por medio de la automatización, con lo cual se optimiza considerablemente el tiempo al evitar interrupciones o bloqueos en el camino de la información.
  • Seguridad. Sin lugar a dudas es un aspecto indispensable en los sistemas de gestión documental. Esto ayuda a que el personal autorizado pueda acceder a la herramienta desde cualquier lugar sin problema y evitar que la información se pierda o sea robada.
  • Control de versiones. Este es un proceso en el que el sistema revisa los documentos y permite a los usuarios tener una versión de seguridad para continuar el trabajo adelantado desde la última edición. Es de gran utilidad para documentos que necesitan ser actualizados constantemente.
Si deseas conocer más acerca de los sistemas para administrar los documentos de tu compañía, te invitamos a visitar nuestra sección Gestión documental.
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