Archivística y gestión documental

La gestión documental de su empresa requiere de tecnología, organización y estructuración de todos los documentos dentro de un periodo de tiempo determinado. Estos documentos necesitan de una adecuada revisión para poder alistar, clasificar, digitalizar, organizar los archivos físicos y convertirlos en tablas donde la información tiene una orientación de acuerdo a la normatividad colombiana vigente. Por eso PIT presta un servicio de acuerdo a sus necesidades, en lo referente a la gestión documental y digitalización de documentos de su compañía.
  • Custodia de archivo
  • Digitalización de documentos
  • Almacenamiento de documentos físicos
  • Gestión de la información
Contáctenos y conozca más sobre nuestros servicios de gestión documental para todo tipo de empresas sin importar su forma o tamaño. Ajustamos nuestros servicios de acuerdo a sus necesidades. Estamos en la capacidad de trabajar con empresas en Bogotá y toda Colombia.
Compartir en tus redes
0
0
0

Todo proceso de gestión documental, inicia en la construcción adecuada del gobierno de la información

La terminología de gestión documental contiene un concepto muy básico; es importante definir el alcance y el objetivo a desarrollar, sin embargo se necesitan diversas herramientas para alcanzarlos:
  • Programa de gestión documental PGD.
  • Tablas de retención documental TRD
  • Cuadros de clasificación documental CCD
  • Garantía de satisfacción.
  • Tablas de valoración documental: TVD
Organizar y estructurar la organización del pasado. PIT presta el servicio BPO en sitio después de una adecuada revisión o creación de sus tablas de retención.
  • Alistamiento
  • Clasificación
  • Digitalización
  • Cambio de unidades de conservación
  • Trabajamos diariamente bajo principios ecológicos de protección ambiental.
  • Organización de archivo físico
  • Custodia de archivo físico
Capturar, digitalizar y operar la información requerida: esta sumatoria de herramientas genera valor en la administración en tiempo real de la información. Dependiendo del alcance, se generan las soluciones requeridas y brindamos soporte en las decisiones más adecuadas en cuanto a eficiencia y reducción de costos para su organización. Los pasos son:
  • Captura y extracción de índices
  • Repositorio documental
  • Seguridad de la información
  • Ambiente colaborativo
Gestión documental automatizada
  • Optimización de procesos
  • Simplificación de procedimientos
  • BPM (Business process model and notation) es fundamental entender el workflow de los procesos y verificar alcance y tiempos en la operación; de igual forma es importante el nivel de automatización de las diferentes autorizaciones o verificaciones en los procedimientos.

¿Cuáles son los principales costos y problemas que afronta una empresa por no contar con un sistema de gestión documental?

  1. Problemas
    • El principal, pérdida de competitividad de cara al mercado actual, mundo digital.
    • Posibles multas por demoras o negligencia en respuestas a entidades de control tales como la DIAN, la UGPP, la Superintendencia de Industria y Comercio, entre otras.
    • Ambiente físico desordenado.
    • Altos costos de almacenamiento de documentos.
    • Tiempos muertos de personal en la búsqueda de documentos.
    • Toma de decisiones con información desactualizada.
    • . Información útil no utilizada.
    • Ineficiencia operativa.
  2. Costos
    • Pérdida de clientes por falta de competitividad.
    • Almacenamiento físico y estructural para ello.
    • Horas laborales en personal buscando documentos.
    • Impresión, tintas, papel, tiempo.
    • Multas por demoras o negligencia en respuestas a los entes de control.
Compartir en tus redes
0
0
0

Contáctenos

Llámenos o escríbanos por Whatsapp y descubra con PIT su mejor aliado de outsourcing y servicios integrados, para que su empresa se enfoque en el Core Business.

Contáctenos

X
Si prefiere, escríbanos a través del siguiente formulario. Como todo en PIT, le responderemos a toda velocidad.
NUESTROS BENEFICOS
Flexibilidad y adaptabilidad a las necesidades del cliente
Equipo Profesional - soporte constante
Foco Desarrollo del Cliente
Rescate Online 8x5 - Help desk
Gestión Ambiental

+ Soluciones para su empresa - Outsourcing de Procesos

Háblenos por Whatsapp